A マンションからオンライン理事会の招待を受けアドバイザーの立場で参加しました。
これまでは、リモートワーク等を外から見ていて、顔を映す必要があるのかなと感じていましたが、実際にはパソコン、スマホ、タブレット等のモニターを通して出席者等の表情や声を確認でき、議案の微妙なニュアンスも顔を見て話せるので、通常の理事会と大きな違いはありませんでした。
自宅からとはいえ適度な緊張感もありますが、今後新型コロナウィルス感染リスクが弱まったとしても、現地（マンション集会室）までの往復と交通費、時間も経費も有効に使えメリットが大きいと実感しました。外部に住んでいる役員も出席しやすくなり、議案によりますが、アフターコロナでも定着するのではないでしょうか。
その日の理事会議案の一つ、取引会社からの毎月の請求書を郵送ではなく、メールに添付する形に変更させてほしいとの依頼の可否についてでした。
他の業者の場合でも郵送されてくる請求書などは、すでに印鑑が印刷された書式を使っていることが多く、金額確認ができればプリントしなくても目的は果たせます。その上、紙に比べて保存整理が楽ですね。この小さな業界でも、この機会にペーパーレスが進みそうです。
たとえ規模の小さいマンションであっても、管理室や集会室にインターネットの環境があれば、電子書類の受領や、インターネット環境を持たない役員でもオンライン理事会等に参加が可能になりますね。電子化への過渡期では、主導する役員ばかりに負担が大きい現状もあります。数十年間分の管理組合の書庫に眠っている紙の資料をこれ以上増やすことは避けたいですね。
オンライン理事会を中華風にすると「在線（遠程）董事會」のような・・・国が推奨する標準管理規約での表現は、メール送付等を「電磁的方法」、紙面上の記録に代わるものを「電磁的記録」としています。
オンライン（リモート）理事会や総会を標準管理規約に追加して記載する場合は、無理になじみのない漢字を使うことなくカタカナを使って欲しいものです。
松尾